In der Buchhaltung müssen Sie bestimmte Aufbewahrungspflichten beachten. Für Sie als Unternehmer sind diese Vorschriften besonders wichtig. Da wir von der SEBONA Treuhand zahlreiche Unternehmen unter anderem bei der Buchhaltung entlasten, sind wir genau der richtige Ansprechpartner für Sie. Hier erfahren Sie alles zu der Aufbewahrungspflicht in der Buchhaltung.
Sämtliche Dokumente müssen in der Schweiz für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Dies gilt insbesondere für das Aufbewahren von Rechnungen. Bis dieser Zeitraum vorüber ist, darf die Buchhaltung von Ihnen nicht vernichtet werden. Ebenso ist die Aufbewahrungspflicht der Buchhaltung wichtig, wenn Sie sich bei Rechtsstreitigkeiten rechtfertigen müssen. Wenn Sie zum Beispiel von der Steuerbehörde kontaktiert werden, können sie, wenn Sie die Aufbewahrungspflichten der Buchhaltung berücksichtigt haben, jederzeit alle Belege vorlegen. Doch häufig fehlt den Unternehmen das nötige Wissen, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen.
Fragen Sie sich auch, welche Unterlagen als Beweismittel dienen? Nicht selten treten in einem gerichtlichen Verfahren Komplikationen auf, wenn Sie die benötigte Buchhaltung nicht vorlegen können. Ausserdem erhalten Sie eine Strafe, weil Sie der Aufbewahrungspflicht der Buchhaltung nicht nachgekommen sind. Halten Sie sich nicht an den Art. 962 des Obligationenrechts, müssen Sie mit Konsequenzen rechnen. Der Artikel legt fest, dass alle Einzelfirmen und Personengesellschaften dazu verpflichtet sind, ihre Unterlagen für einen längeren Zeitraum aufzubewahren.
Doch auch juristische Personen müssen die Aufbewahrungspflicht der Buchhaltung beachten. Neben Geschäftsbüchern und Buchungsbelegen müssen Sie zudem den Geschäfts- und den Revisionsbericht behalten. Sobald das Geschäftsjahr vorüber ist, müssen Sie die Belege 10 Jahre lang aufbewahren.
Die Aufbewahrungspflicht der Buchhaltung muss in der Schweiz zwingend eingehalten werden. Demnach dürfen die Geschäfts- und Revisionsberichte nur im originalen Zustand vorliegen. Ausserdem müssen diese Unterlagen unterzeichnet worden sein. Alle anderen Belege können in elektronischer Form archiviert werden. Zu den weiteren Unterlagen gehören zum Beispiel die Buchungsbelege und die Geschäftsbücher. Hier besteht die Möglichkeit, dass Sie Ihre Buchhaltung auch auf vergleichbare Weise aufbewahren. Wichtig ist nur, dass die Buchhaltung jederzeit zugänglich und lesbar gemacht werden kann. Sobald die Anforderungen der Echtheit und Unverfälschbarkeit genügen, gilt die Beweiskraft der aufbewahrten Dokumente als sichergestellt. Die Aufbewahrungspflicht der Buchhaltung gibt vor, dass die Archivierung so gestaltet sein muss, dass man sämtliche Änderungen an den Dokumenten nachweisen kann. Unterlagen, die von Ihnen aufbewahrt werden müssen, sollten von den aktuellen Papieren strikt getrennt werden.
Möchte die Steuerbehörde die archivierte Buchhaltung sehen, müssen Sie schnell handeln. Schliesslich haben Sie nur wenige Tage Zeit, die Unterlagen der Steuerbehörde zur Verfügung zu stellen. Hier müssen Sie darauf achten, dass alle Papiere oder Dateien gelesen und verstanden werden können. Auf welche Informationsträger dürfen Sie zurückgreifen? Die Aufbewahrungspflicht der Buchhaltung besagt, dass verschiedene Arten der Aufbewahrung möglich sind.
Die Aufbewahrungspflicht in der Buchhaltung wurde im Rechnungslegungsrecht verankert. Dort steht geschrieben, dass die Aufbewahrungspflicht mit dem Ablauf des Geschäftsjahres beginnt. Laut Art. 958f Abs. 1 OR beträgt die Dauer der Aufbewahrung mindestens 10 Jahre. Der Geschäfts- und der Revisionsbericht müssen zwingend in schriftlicher Form vorliegen. Ausserdem müssen diese Papiere unterzeichnet werden. Bei allen anderen Papieren können Sie sich die Art der Aufbewahrung aussuchen. Neben der schriftlichen Form können Sie sich auch für die elektronische Form entscheiden. Kann die Buchhaltung in vergleichbarer Weise archiviert werden, ist dies ebenfalls möglich. Egal für welche Art der Aufbewahrung Sie sich entscheiden, wichtig ist, dass an der Buchhaltung keine Änderungen vorgenommen werden können.
Werden Änderungen vorgenommen, müssen diese für jeden nachvollziehbar sein. Ebenso muss die Aufbewahrung der Unterlagen sorgfältig, geordnet und geschützt vor äusseren Einwirkungen erfolgen. Laut Art. 6 GeBüV muss die archivierte Buchhaltung von einer befähigten Person bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht eingesehen und geprüft werden können. Ebenso muss die Buchhaltung vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Zur Aufbewahrungspflicht der Buchhaltung gehört auch, dass die Unterlagen regelmässig auf Lesbarkeit geprüft werden. Dieser Punkt wird in Art. 10 GeBüV festgelegt. Hängen die Geschäftsunterlagen mit unbeweglichen Gegenständen zusammen, müssen sie sogar mindestens 20 Jahre aufbewahrt werden. Für den Kanton Zürich gilt für die Steuerunterlagen eine Aufbewahrungsfrist von 15 Jahren.
Veränderbare Informationsträger dürfen nur unter bestimmten Voraussetzungen für die Aufbewahrung der Buchhaltung verwendet werden. Wichtig ist, dass eine elektronische Signatur die Integrität der Unterlagen gewährleistet. Ebenso muss der Zeitpunkt der Speicherung nachweisbar sein. Dieser Zeitpunkt darf nicht einfach zu ändern sein. Auch die Protokolle und Log Files müssen aufbewahrt werden. Viele Software-Programme verfügen bereits über diese Funktion, sodass eine einwandfreie Aufbewahrungspflicht der Buchhaltung garantiert werden kann. Unveränderbare elektronische Datenträger sind laut Art. 9 der GeBüV ohne zusätzliche Anforderungen zulässig.
Kontaktieren Sie unser Team von der SEBONA Treuhand, wenn Sie Ihre Buchhaltung professionell outsourcen möchten. Wir sind Ihnen auch dann behilflich, wenn Sie weitere Informationen zur Aufbewahrungspflicht in der Buchhaltung benötigen.