Die Archivierungspflichten stellen für Unternehmen stellen häufig ein grosses Problem darf. Oft fehlt es an effizienten und übersichtlichen ArchivierungspProzessen. Wer nicht genug Arbeit in die Archivierung Aufbewahrung von Daten steckt, wird oft mit unnötigen Kosten und wertvollem Zeitverlust bestraft. Damit Sie dieses verhindern, sollten Sie sich über die Archivierungspflichten für Unternehmen informieren. Gerne berät Sie SEBONA Treuhand zu den gesetzlichen Mindestanforderungen. Hier erfahren Sie, welche strengen Regeln Unternehmen diesbezüglich beachten müssen.
Bezüglich der Archivierungspflichten für Unternehmen bestehen oft Unklarheiten. Folgende Fragen werden sich immer wieder gestellt:
Ob Geschäftsbericht oder Revisionsbericht: Ein Unternehmen ist dazu verpflichtet, gewisse Unterlagen schriftlich aufzubewahren. Es besteht dabei auch die Möglichkeit, die Unterlagen elektronisch zu archivieren. Die Rechtsform spielt bei den Archivierungspflichten für Unternehmen keine Rolle. Da die Buchführung zahlreiche Daten umfasst, die den Charakter eines Buchungsbeleges aufweisen, müssen die Archivierungspflichten von Unternehmen auch in Bezug auf die Buchhaltung berücksichtigt werden.
Nicht nur für die Buchhaltungsunterlagen gelten bestimmte Vorschriften. Auch für Steuerunterlagen und für rechtliche Papiere müssen Sie bestimmte Zeiträume für die Aufbewahrung beachten. Zu den Steuerunterlagen gehören zum Beispiel Belege, Geschäftsbücher oder Bescheinigungen. MWST-relevante Belege müssen ebenfalls archiviert werden. Die Archivierungspflichten für Unternehmen gelten im Übrigen auch für Unterlagen, die das Arbeitsrecht betreffen. Auch Dokumente für Sozialversicherungen müssen sinnvoll aufbewahrt werden.
Sie suchen jemanden, der Ihnen bei der Archivierung Ihrer Daten behilflich ist? SEBONA Treuhand kennt die Archivierungspflichten für Unternehmen und steht Ihnen mit zahlreichen Tipps zur Seite. Wie Sie Ihre Daten archivieren wollen, ist Ihnen überlassen. Ob schriftlich oder elektronisch: SEBONA Treuhand zeigt Ihnen, wie Sie die Archivierungspflichten für Unternehmen am besten erfüllen. Unabhängig von der Vorgehensweise müssen Sie auch die allgemeinen Grundsätze der ordnungsgemässen Buchführung berücksichtigen. Wer seine Unterlagen ordentlich sortiert, wird sie auch schnell wiederfinden, wenn sie mal wieder benötigt werden. Ebenso müssen Sie aufpassen, dass Ihre Daten vor schädlichen Einwirkungen geschützt sind.
Wichtig ist, dass archivierte Informationen klar von aktuellen Daten getrennt werden. Mit digitalen Zeitstempeln können Sie zudem jede Änderung nachvollziehbar machen. Bitte berücksichtigen Sie bei Ihrer Archivierung, dass die Unterlagen jederzeit griffbereit sein müssen. Die Frist zur Einsicht in ein Papierarchiv beträgt in der Regel zwischen 5 und 10 Tagen. Die Frist reduziert sich auf einige Minuten, wenn Sie sich für ein elektronisches Archiv entscheiden. Die Aufbewahrungspflichten für Unternehmen schreiben nicht vor, wo sich die Dokumente befinden müssen. Ob sich die Unterlagen in der Schweiz oder im Ausland befinden, spielt also im Rahmen der Archivierungspflichten für Unternehmen keine Rolle.
Da die Dokumente jedoch jederzeit griffbereit sein müssen, ist die Aufbewahrung in der Schweiz sinnvoll. Der Prozess der Archivierung umfasst Abläufe, Organisation und Zuständigkeiten. Da der Prozess ebenfalls dokumentiert werden muss, müssen Sie bei diesen Schritten sehr sorgfältig sein.
Sobald ein Geschäftsjahr abgeschlossen ist, beginnen die Archivierungspflichten für Unternehmen. Doch nicht selten werden einige Unterlagen noch länger benötigt, sodass es sich lohnt, die Dokumente ein weiteres Jahr zu behalten. In der Regel beträgt die Aufbewahrungsfrist für Unterlagen 10 Jahre. Diese Archivierungsfrist bezieht sich auf die Dokumente der Buchhaltung, Steuern und Personal. Doch auch Forderungen fallen in diesen Zeitraum. Laut Experten ist es demnach sinnvoll, die Unterlagen bis zu 11 Jahre aufzubewahren. Allerdings gibt es diesbezüglich einige Besonderheiten im Rahmen der Aufbewahrungsfristen für Unternehmen zu berücksichtigen.
Die Archivierungsfrist beträgt 25 Jahre, wenn es sich dabei um Unterlagen zur MWST von Grundstücken handelt. Tritt ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, müssen sämtliche Dokumente, die den Mitarbeiter betreffen, ebenfalls 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Archivierungspflichten für Unternehmen verkürzen sich, wenn es sich bei den archivierten Unterlagen um Mietzins oder Arzt- und Handwerkerrechnungen handelt. Die Archivierungspflicht für solche Dokumente beträgt 5 Jahre. Die meisten Unterlagen lassen sich elektronisch archivieren.
Entscheiden Sie sich für die elektronische Archivierung, können Sie jede Menge Kosten sparen. Schliesslich benötigen Sie für die Aufbewahrung keinen weiteren Raum. Doch mit der elektronischen Archivierung können Sie auch viel Zeit sparen, weil Sie nicht ständig schwere Akten von einem Ort zum anderen transportieren müssen. Mittlerweile ist die Digitalisierung überall präsent. Doch trotz fortgeschrittener Digitalisierung müssen Sie bei der elektronischen Aufbewahrung einiges berücksichtigen. Schliesslich besagen die Archivierungspflichten für Unternehmen, dass einige Unterlagen unbedingt vor dem Vernichtungszyklus geschützt werden müssen.
Da in einem Unternehmen jeden Tag unzählige Dokumente anfallen, ist die Archivierung dieser Unterlagen äusserst wichtig. Doch es gibt viele verschiedene Dokumentenarten, die alle unterschiedlich lange aufbewahrt werden müssen. SEBONA Treuhand klärt Sie über die Fristen auf und hilft Ihnen dabei, die Kosten zu optimieren. Die Archivierung von Dokumenten ist ein sehr wichtiges Thema, weshalb Sie bei Anfragen jederzeit Kontakt zu uns aufnehmen können. Schliesslich ist es die zentrale Hauptaufgabe der Archivierung, das Wissen von Unternehmen nachhaltig zu konservieren. Um die Zahlen in einem Unternehmen auch nach Jahren noch nachweisen zu können, wurden die Archivierungspflichten für Unternehmen ins Leben gerufen. Zudem schafft die Aufbewahrung alter Dokumente Ordnung und neuen Speicherplatz. Ein Grund mehr, weshalb Sie sich mit der Archivierung Ihrer Unterlagen beschäftigen sollten.